Czy zdarzało Ci się pracować w zespołach sprzedażowych, w których wyniki poszczególnych osób były bardzo nierówne na przestrzeni czasu? Gdzie dobre okresy przeplatane były słabymi? Czy zastanawiałeś się, co może wpływać na taki stan rzeczy?

Mocno zróżnicowany poziom sprzedaży jest zmorą nie tylko menedżerów sprzedaży, ale również osób odpowiedzialnych za produkcję oraz logistykę produktów. Nadmierna kumulacja zamówień w krótkim okresie lub ich niski poziom w innym, wpływają na zyskowność oraz jakość świadczonych usług.

Jednym z powodów wpływających na to zjawisko może być źle zaprojektowany system motywacyjny, który nie stymuluje handlowców do pracy w trudniejszych okresach, pozwalając im zadowalać się dużym bonusem za sprzedaż w „dobrym sezonie”.
Innym powodem może być zaangażowanie w obsługę jednego dużego kontraktu lub Klienta kosztem poszukiwania „nowych klientów”, a co za tym idzie, sprzedaż w kolejnym okresie będzie znacznie niższa. Jeśli w konsekwencji takiego stanu w kolejnym okresie działania handlowca znowu będą nastawione głównie na zwiększenie portfolio Klientów, nastąpi wzrost sprzedaży w przyszłości.

Powodem nierównych wyników sprzedaży w kolejnych okresach może być również sezonowość występująca praktycznie w każdej branży, tzw. gorące okresy oraz totalne „plaże”.

Projektując system motywacyjny musimy uwzględnić w nim nie tylko potrzeby handlowców, ale również organizacji, systemowo motywując handlowców do regularnej pracy. Kumulacja zamówień może być równie kosztowna, jak ich brak.

Jednym z rozwiązań stosowanych w systemach motywacyjnych jest obliczanie prowizji z uwzględnieniem stopnia realizacji planu rocznego – YTD (Year to Date) w każdym okresie rozliczeniowym.

Dla zobrazowania posłużę się uproszczonym przykładem z firmy X:

W firmie X został wdrożony system prowizyjny dla handlowców uwzględniający stopień realizacji planu rocznego do dnia wyliczenia prowizji.

W praktyce oznaczało to, że handlowcy dostawali tyle procent swojej prowizji w każdym miesiącu, ile procent planu rocznego mieli wykonane (max. 100%) do dnia wyliczenia.

Jeśli handlowiec w chwili rozliczenia prowizji zrealizował 50% planu, który powinien być zrealizowany od początku roku do danej chwili, otrzymywał 50% należnej mu premii za dany okres. Jeśli (YTD) plan roczny realizowany był na poziomie co najmniej 100%, otrzymywał 100% premii należnej za ostatni okres rozliczeniowy.

W przypadku, gdy w poszczególnych miesiącach w ciągu roku handlowiec „pogubił” procenty swojej prowizji, czekały one na niego i dostawał je tylko w przypadku realizacji 100 % planu rocznego.

Plan sprzedażowy na Q1 = 150 000 PLN (50 000 + 50 000 + 50 000)

Realizacja planu w Q1 = 75 000 PLN (10 000 + 10 000 + 55 000) co stanowi 50% planu rocznego po zakończeniu pierwszego kwartału.

Wypłata prowizji następowała po każdym miesiącu.

Rozliczenie prowizji miesięcznej w wysokości 20% za miesiąc styczeń (10 000×0,2)x0,2= 400 PLN (realizacja planu rocznego YTD wynosiła 20% po pierwszym miesiącu).

Rozliczenie prowizji miesięcznej w wysokości 20% za miesiąc styczeń (10 000×0,2)x0,2= 400 PLN (realizacja planu rocznego YTD wynosiła 20% po drugim miesiącu).

Rozliczenie prowizji miesięcznej w wysokości 20% za miesiąc marzec (55 000×0,2)x0,5 =5 500 PLN (realizacja planu rocznego YTD wynosiła 50% po trzecim miesiącu).

Zaprezentowany przykład jest tylko jedną z wielu możliwości powiązania wysokości prowizji z bieżącą realizacją planu za miniony okres. Uzupełnieniem modelu może być m.in. przypisanie progów minimalnej sprzedaży, powyżej których naliczana jest prowizja, lub określenie minimalnej realizacji planu rocznego, uprawniającego do wypłaty utraconych w trakcie roku części prowizji. Projektując swój własny model wynagradzania handlowców warto zastanowić się, czy można zastosować do niego elementy rozliczania w oparciu o YTD, czyniąc system bardziej efektywnym i sprawiedliwym. Motywowanie handlowców do regularnej pracy poprzez elementy YTD powinno wpłynąć na spłaszczenie wykresu sprzedaży likwidując irytujący efekt Dolly Parton.

YTD (ang. Year-To-Date) – okres rozpoczynający się 1 stycznia bieżącego roku i kończący w dniu obecnym. Termin YTD używany jest w wielu kontekstach, głównie jako odnotowujący rezultaty aktywności w okresie od początku roku kalendarzowego, ewentualnie podatkowego, do dzisiaj.

(źródło: Wikipedia)

Autor: Marcin Rokita – Demos Polska